الهدف
يتمثل الهدف من هذه السياسة فيما يلي:
- حث الموظفين على الابلاغ عن أي واقعة احتيال أو أمور غير أخلاقية على علم بها؛
- تقديم وسيلة سرية للموظفين بغرض الابلاغ عن أي واقعة احتيال أو أمور غير أخلاقية؛
- حماية الافراد المبلغين بحسن نية عن وقائع الاحتيال أو الامور غير الاخلاقية؛ الارتقاء بمستوى التواصل والشفافية.
- لا يراد من هذه السياسة التشكيك في القرارات المالية أو التجارية أو غيرها من قرارات الاعمال التي تتخذها المجموعة، ولا ينبغي استخدامها بغرض النظر بأثر رجعي في أي أمور وقعت بالفعل في إطار إجراءات أخرى.
تعريفات
الاحتيال:
تعرف المجموعة الاحتيال على أنه تصرف أو ممارسة غير أخلاقية أو غير نظامية أو غير قانونية تتسم بعدم الامانة وبالنية المبيتة لإخفاء حقيقة ما، سواء بالكلمات أو بالتصرف أو بالتزييف، ما من شأنه أن يسفر عن خسارة مالية أو غير مالية للمجموعة.
ويدخل في عداد ذلك الممارسات المحاسبية المغلوطة أو إعداد التقارير المالية المغلوطة بنية الاحتيال.
المخالفات
يقصد بها التصرفات أو الممارسات المقصودة أو غير المقصودة التي تنافي الاخلاق القويمة وتضر بالسمعة وتفتقر إلى الانصاف أو لا تتوافق مع معايير العمل المعتمدة لدى المجموعة أو السلوك المهني أو الاجتماعي السديد.
المبلغ
هو الشخص الذي يبلغ عن واقعة احتيال أو أمور غير أخلاقية داخل المجموعة، وكذلك في أوساط أصحاب الشأن والجهات التي تزاول الأعمال مع المجموعة.
الإبلاغ
هو العملية المتبعة في التبليغ عن واقعة الاحتيال أو الأمور غير الأخلاقية داخل الجمعية..
التوجيهات العامة لبيان سياسة الإبلاغ عن المخالفات:
- أي موظف أو مسؤول أو عضو بمجلس الادارة أو طرف خارجي علم أو يعلم بوقوع تصرفات أو أحداث أو سلوك أو ممارسات غير أخلاقية أو غير قويمة، وكذلك أي مخالفة لسياسات الجمعية وإجراءاتها ً وقواعدها وأنظمتها (ويشار إلى أي منها فيما يلي بلفظ “مخالفة”) إنما يكون مسؤولا ً – بل وملزما– بالابلاغ عن التصرف وفقا لأحكام سياسة الجمعية.
- في الحالات التي تتضمن إبلاغ الموظف مديره المباشرة بتلك الامور بصورة مباشرة، يجب على ذلك ً المدير حينئذٍ الابلاغ عن الواقعة محل البلاغ فورا وبما يتفق وأحكام السياسة.
- وينبغي للمدير المباشر ألا يباشر التحقيق في الواقعة على أي وجه بصورة مستقلة، إلا بما يتفق مع سياسات الجمعية والاجراءات المتبعة لديها.